Le Cyber World CleanUp Day 2025 est l’occasion de rappeler l’importance de la bonne hygiène informatique dans la protection des entreprises, notamment celles évoluant dans le secteur de la veille stratégique.
Le Cyber World CleanUp Day qui se déroule ce samedi 15 mars ne peut être limité à quelques actions cosmétiques, à l’image de la suppression d’emails volumineux ou de la purge de la corbeille numérique. Pour les organisations, et plus particulièrement pour les éditeurs de solutions de veille stratégique, cette journée met en lumière un double enjeu : assurer la protection des informations sensibles de leurs clients tout en adoptant des pratiques internes exemplaires. Dans un monde où la donnée constitue un actif clé, une mauvaise gestion de l’information peut en effet entraîner des risques majeurs (fuites, cyberattaques, non-conformité aux réglementations telles que le RGPD…). Comment les entreprises de veille peuvent-elles se montrer à la hauteur de ces défis ?
Garantir une hygiène numérique optimale pour les clients
Dans le domaine de la veille stratégique, les éditeurs de solutions sont responsables de la gestion et de la protection des données de leurs clients. Une bonne hygiène informatique passe d’abord par une politique stricte de stockage et d’archivage. Loin d’accumuler indéfiniment des informations obsolètes, les éditeurs doivent mettre en place des cycles de suppression et d’archivage automatique. Par exemple, les données personnelles non utilisées (noms, emails, identifiants de connexion…) doivent être supprimées après un certain délai (celui-ci dépend de la nature des datas), tandis que les données de veille essentielles doivent être sécurisées et archivées pour une exploitation future.
La sécurisation des infrastructures constitue un autre aspect clé. Aujourd’hui, les entreprises de veille les plus avisées optent pour des hébergements multisites en France, garantissant la souveraineté des données et limitant les risques d’intrusion. De plus, des plans de reprise d’activité (PRA) avancés permettent de basculer rapidement d’un site à un autre en cas de panne ou de destruction, assurant ainsi la pérennité des données et la continuité de service pour les clients.
Enfin, une communication proactive auprès des clients est essentielle. Il est crucial de sensibiliser ces derniers aux bonnes pratiques de nettoyage des données et de leur offrir des fonctionnalités permettant de gérer leur propre hygiène numérique. Dans ce contexte, certains éditeurs proposent par exemple des alertes automatiques pour identifier et supprimer les profils inactifs, ou encore des fonctionnalités de gestion des licences pour éviter l’accumulation d’utilisateurs fantômes.
L’exemplarité en interne : le rôle clé du DPO
Si la gestion des données clients est cruciale, les éditeurs de solutions de veille doivent aussi se montrer exemplaires en interne. C’est là qu’intervient un acteur clé : le Délégué à la Protection des Données (DPO). Son rôle est de garantir la conformité des pratiques internes aux réglementations, notamment le RGPD, tout en instaurant une culture de la sécurité numérique au sein de l’entreprise.
Le DPO met en place des audits réguliers pour vérifier la conformité des processus, notamment sur la gestion des données personnelles des employés, des CV reçus, ou encore des échanges avec les clients. L’un de ses défis majeurs concerne les données archivées sous format papier, qui restent souvent oubliées par les services et la direction malgré leur sensibilité en cas de vol.
Le DPO doit également assurer la gestion intelligente des métadonnées. Plutôt que de stocker des informations nominatives, certaines entreprises adoptent des systèmes d’identifiants anonymisés (chaque nom est remplacé par un chiffre) pour éviter tout risque lié aux données personnelles. Ce type de mesure permet de concilier analyse statistique et respect de la vie privée.
Enfin, le nettoyage numérique ne concerne pas uniquement les bases de données : les emails et les fichiers internes doivent aussi être régulièrement purgés. Des procédures internes de suppression automatique peuvent être mises en place pour éviter l’accumulation de documents inutiles et améliorer la gestion des espaces de stockage.
Ainsi, dans un monde où la cybersécurité est un enjeu majeur, les éditeurs de solutions de veille stratégique ne peuvent pas se permettre d’être en retard sur les bonnes pratiques numériques. Une gestion rigoureuse des données, tant en externe avec les clients qu’en interne au sein de l’entreprise, est désormais un prérequis. Grâce à l’implication du DPO, à l’optimisation des protocoles de stockage et de nettoyage, et à une vigilance accrue face aux cybermenaces, ces entreprises peuvent non seulement renforcer leur sécurité, mais aussi instaurer une véritable culture de la protection des données. En faisant de la veille stratégique un modèle de gestion exemplaire, les éditeurs ont la possibilité de transformer cette contrainte en véritable avantage compétitif.