Aujourd’hui, quand on parle de cloud et de gestion des contenus, il est commun de penser aux départements IT ou encore marketing. Toutefois, le cloud n’a pas d’impact que dans ces services, bien au contraire. Désormais toute l’entreprise est concernée et le département RH n’y échappe pas.
Les RH ne se contentent plus d’assurer la gestion du personnel (fiches de paies, plannings des équipes…) et sont un maillon stratégique pour la croissance de l’entreprise. L’émergence des SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) permet aux équipes RH de gérer, sur une plateforme unique, le recrutement, l’onboarding des nouveaux salariés, la formation ou encore la rétention des talents. Les collaborateurs prennent ainsi la main sur leur carrière professionnelle et produisent des données (formation, changement de situation…) utiles pour permettre à l’organisation d’anticiper ses futurs besoins stratégiques. Selon Box, spécialiste de la gestion de contenu dans le cloud, ces données, il faut les centraliser, les traiter et les sécuriser, obligeant ainsi les entreprises à instaurer une politique de gestion de contenus et ainsi, en tirer un avantage business.
Onboarding des salariés
Dans un contexte de guerre des talents, l’expérience collaborateur est clé car elle influence l’attractivité de l’entreprise et sa capacité à retenir les talents. Pour retenir les meilleurs profils, encore faut-il bien les accueillir.
L’onboarding désigne tous les processus d’accueil mis en place par l’entreprise pour intégrer les nouveaux collaborateurs. Un accompagnement qui ne doit pas être vu à l’échelle d’une journée mais sur plusieurs mois et au cœur duquel le contenu reste roi. En effet, il n’inclut pas seulement les tâches administratives (contrat, mutuelle…) mais tout ce qui mis en place pour faciliter l’adaptation des futurs salariés (programme d’intégration, management, formation…).
Un onboarding réussi aide ainsi les nouvelles recrues d’être productives rapidement car elles peuvent facilement avoir un accès immédiat aux fichiers et au matériel en disposant les contenus dans un endroit centralisé. Pour y parvenir, le recours aux nouvelles technologies permet de réduire le temps d’intégration en automatisant certaines tâches chronophages. Par exemple, ces outils digitaux doivent également faciliter la coordination entre les équipes internes en anticipant l’accès à certains documents aux nouveaux venus.
Formation et habilitation des collaborateurs
Auparavant, les salariés se formaient pour changer de métier ou intégrer une autre entreprise. Désormais, les entreprises proposent des plans de formation à leurs collaborateurs comme levier pour fidéliser les meilleurs profils. Une étude Ifop de cette année indique que, même s’ils sont satisfaits de leur direction, 58% des cadres songent malgré tout à démissionner. Dans un contexte complexe mêlant à la fois une crise économique mondiale et phénomène de grande démission, les organisations ne savent plus où donner de la tête.
Instaurer une stratégie de gestion de contenus permet aux responsables RH d’améliorer la productivité des collaborateurs et d’améliorer l’expérience collaborateur. En outre, en centralisant les documents relatifs à la formation et à l’évolution de carrière sur une plateforme unique offre un gain de temps considérable et une efficacité accrue.
La mise en place d’une stratégie de gestion de contenu permet aux responsables des RH d’améliorer la productivité des employés en centralisant les documents relatifs à la formation et à l’évolution de carrière sur une plateforme unique, ce qui leur permet également de gagner du temps en accédant facilement et efficacement au contenu.
Sécurité et protection
Une étude IPSOS-Terranova dévoile que près des deux tiers des salariés Français n’ont jamais reçu de formation en cybersécurité. Néanmoins, si 79% des personnes interrogées seraient intéressées par en recevoir une, 52% estiment que leurs missions n’ont pas d’impact sur la sécurité de leur entreprise. Une aberration quand on sait que les attaques de phishing par e-mail, de plus en plus sophistiquées, restent la principale porte d’entrée des cyberattaquants.
Pour les entreprises, il est donc primordial de réduire les violations de conformité en protégeant les informations confidentielles – contrats de travail, fiches d’évaluation, les données personnelles de santé – grâce à une politique de gouvernance et de conformité des données. Fini la recherche d’informations ou l’envoi de documents par e-mails, place à une plateforme avec des contrôles de conformité qui permet de collaborer de manière sécurisée et en temps réel sur des contenus.
En effet, la gestion de contenus dans le cloud facilite le partage, la modification et le stockage de documents (et ce peu importe le périphérique), tout en simplifiant et restreignant l’accès à qui de droit. Pour les entreprises, une modernisation des processus métier s’impose pour les fluidifier et les automatiser.
Depuis quelques années, les entreprises ont entamé une dématérialisation toute azimut, portée par l’émergence du cloud. Néanmoins, on observe que nombreuses d’entre elles le font sans avoir une véritable stratégie de gouvernance de l’information. En effet, peu savent ce que contiennent les documents digitalisés, lesquels ont des données personnelles ou sensibles, etc. Un véritable manque à gagner car, ce sont autant d’informations stratégiques dont il est impossible de tirer toute la valeur business et ainsi orienter leur stratégie. Ne l’oublions pas, le contenu est LE nouvel « or noir » !
À propos de Box
Box (NYSE: BOX) est une plateforme de Cloud Content management/de gestion de contenus qui permet aux entreprises d’accélérer leurs processus business, d’améliorer la collaboration et de protéger leurs données/informations, tout en travaillant avec avec les meilleures entreprises technologiques. Fondée en 2005, Box simplifie l’organisation du travail de nombreuses organisations telles que General Electric, AstraZeneca, JLL et Morgan Stanley. Le siège social de l’entreprise est à Redwood City, en Californie, et possède des bureaux aux Etats-Unis, en Europe et en Asie. Pour plus d’information : https://www.