Paris, Mars 2025 – Garantir la conformité des dépenses professionnelles ne se résume pas à une simple formalité. Dans un contexte économique incertain et en pleine évolution, les entreprises font face à de nouveaux risques. Et le non-respect des politiques internes a un coût : selon l’ACFE, 5 % du chiffre d’affaires des entreprises disparaît chaque année à cause de la fraude.
Pour limiter la fraude sur les frais professionnels, alléger les charges de travail et optimiser les budgets, il est essentiel d’assurer une conformité stricte. SAP Concur propose cinq mesures clés à mettre en place.
1. Mettre à jour les politiques régulièrement
Avec le retour progressif au bureau (72 % des entreprises ont déjà mis en place une politique en ce sens), les règles internes doivent évoluer pour rester adaptées aux nouvelles réalités du travail. Chaque service doit s’accorder sur ce qui constitue une dépense acceptable en télétravail. Une mise à jour continue des politiques permet d’éviter les comportements non conformes.
2. Proposer des formations régulières
L’ACFE a démontré que la formation à la détection de la fraude réduit à la fois son coût et sa durée. Sensibiliser les employés aux attentes de l’entreprise renforce leur adhésion aux règles. Cela peut passer par des sessions dédiées aux non-voyageurs fréquents ou une formation obligatoire aux outils numériques de gestion des notes de frais.
3. Utiliser des technologies intelligentes
Les innovations technologiques permettent d’assurer la conformité dès l’origine des dépenses, réduisant ainsi les risques d’anomalies lors de leur validation. Par exemple, l’automatisation des soumissions de frais, avec l’envoi direct des reçus depuis des services comme Uber, limite les fraudes potentielles et facilite la gestion comptable.
4. Optimiser le temps des auditeurs
Les outils d’automatisation permettent aux auditeurs de se concentrer sur des tâches stratégiques. Il est essentiel de revoir régulièrement leur répartition du temps pour s’assurer qu’ils se focalisent sur les anomalies détectées par l’IA. Avec une meilleure visibilité, ils peuvent prioriser les tâches critiques et lutter efficacement contre la fraude.
5. Rendre l’information accessible
Avant de soumettre une note de frais, un employé doit savoir ce qu’il peut déclarer. Cela implique une communication efficace des règles internes. Toute mise à jour doit être clairement partagée avec les employés et facilement consultable pour éviter les erreurs ou abus involontaires.
En appliquant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent renforcer la conformité, réduire les pertes financières et protéger leur rentabilité. Une action indispensable pour faire face aux défis économiques actuels.
A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels.Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour.