Si la gestion des notes de frais peut sembler anodine, elle représente en réalité un coût opérationnel important : environ 53€ par note. Chaque mois, les équipes comptables consacrent un temps considérable à collecter, traiter et vérifier les justificatifs.
Le temps de traitement manuel d’une note de frais est estimé à 20 minutes. À l’échelle d’une entreprise de 100 salariés, cela peut représenter plus de 600 heures de travail par an, rien que pour la saisie et la vérification.
Par ailleurs, la variété des formats, la qualité parfois médiocre des fichiers ou encore la saisie manuelle entraînent régulièrement des erreurs de déclaration ou de traitement : 19% des notes de frais comportent une erreur, générant un surcoût moyen de 48€ par note erronée.
Bien que de nombreuses entreprises aient déjà intégré la dématérialisation des justificatifs pour accélérer les processus, le traitement reste encore largement manuel, et les outils de reconnaissance classiques montrent vite leurs limites dès qu’un document sort du format standard.
Pour répondre à ces enjeux, Zeendoc a développé une intelligence artificielle intégrée à son module de gestion des notes de frais. Cette technologie permet d’automatiser la détection des champs clés (montant, date, TVA, enseigne,), avec un haut niveau de précision et d’adaptabilité.
Les résultats sont significatifs : grâce à l’IA, le taux de détection correcte des champs dépasse 90 %, soit une amélioration d’environ 20 points par rapport à une détection sans IA. Les champs de type « enseigne » enregistrent quant à eux une progression de plus de 60 %.
« Zeendoc contribuait déjà à réduire la charge administrative et à améliorer la productivité des équipes, grâce à des fonctionnalités clés comme la saisie des justificatifs via son application mobile, l’affectation par projet ou la génération automatique des écritures comptables.
L’intégration de l’intelligence artificielle vient désormais renforcer ce dispositif, en rendant la gestion des notes de frais encore plus rapide, plus fiable et plus sécurisée, dès le premier justificatif, quel que soit son format. » explique Adrien Angeli, Responsable IA chez Zeendoc.