Abena-Frantex, société française spécialisée dans les produits d’incontinence, les alèses et les tenues de protection fait appel à Quadient pour dématérialiser et externaliser ses envois postaux. Générant au quotidien des flux importants de courrier, l’entreprise utilise depuis 2017 la solution Quadient permettant de réduire les délais, les coûts et ainsi améliorer la communication avec les clients.  

Les avantages observés par Abena-Frantex                                                                  

  • La réduction des coûts : la facturation papier étant particulièrement onéreuse et chronophage à la réception. La facturation électronique permet de réduire drastiquement les coûts de traitement.
  • Le gain de temps : Une solution digitale permet un gain de temps considérable grâce au traitement et suivi en temps réel des factures pour une meilleure gestion de la trésorerie
  • Un flux immédiat : Les factures sont générées tous les soirs à 22h et reçues le lendemain par les clients dans leur boite mail, ce qui permet un traitement et un règlement plus rapide. 

Externaliser la dématérialisation des factures pour améliorer la productivité des collaborateurs

Abena-Frantex avait pour enjeux dans le cadre de sa transition digitale de trouver une solution afin d’envoyer ses factures de façon dématérialisées.

C’est dans ce cadre que l’entreprise a choisi Quadient pour ses outils de digitalisation, tout autant adaptés aux contraintes des établissements privés que celles des établissements publics. Cette solution par courrier et / ou par mail permet d’être accompagné dans la gestion efficace de leurs processus clients, et améliorer les délais de recouvrement.

Avoir un seul prestataire permet ainsi d’optimiser la gestion de ces importants flux de documents. Pour Emmanuel Bourguignon, Directeur Financier chez Abena-Frantex :  “L’accompagnement avec Quadient est particulièrement pertinent. Nous travaillons véritablement en équipe avec les différents experts de chez Quadient afin de mener à bien nos différents projets.

 Quadient répond à deux besoins principaux de l’entreprise :

  • Rationaliser et gagner du temps : l’envoi manuel du courrier est une mission fastidieuse et le temps passé à cette tâche peut être mis à profit sur des missions à plus forte valeur ajoutée ;
  • Un gain financier : en effet, pour pouvoir générer un volume important d’envois postaux, il est nécessaire d’avoir le matériel adapté : la dématérialisation permet de s’affranchir de ces contraintes.

Le choix de la performance

Dès le déploiement de la solution, Abena Frantex a pu bénéficier d’un accompagnement sur mesure par Quadient qui a défini des points adaptés à ses besoins spécifiques et a su réduire les coûts, le temps qu’engendrait l’envoi de factures.

Initialement, l’objectif d’Abena-Frantex était d’envoyer 10% de ses factures de façon dématérialisée. En 2021, soit seulement un an seulement après le lancement, 50% des factures envoyées aux établissement privés étaient digitales, chiffre qui a grimpé à 83,90% en mai 2022.

Il a également été constaté une baisse drastique de leur coût d’affranchissement tout en augmentant le partenariat avec Quadient avec l’ajout de flux (échéances à venir, relances et factures pour des établissements publics). En 2021, le coût d’affranchissement total était de 70 000 € contre 99 000€ en 2020.

La solution a permis de véritablement gagner en DSO[1] (à fin mai, Abena-Frantex était à 47 jours de chiffre d’affaires contre 50,77 jours en février 2020) et en termes de coût.

Constatant le succès de la solution, Depuis décembre 2021, Abena-Frantex a ajouté depuis décembre 2021 un nouveau flux Quadient : “les échéances à venir”. Envoyées par mail ou par courrier, elles permettent au client de voir les factures qui arrivent à échéance. L’impact de la solution pour les équipes d’Abena Frantex s’est fait immédiatement ressentir sur le temps passé pour le traitement d’une facture. Pour exemple, les clients peuvent à présent aller chercher sur le portail des éventuelles copies de factures qu’ils n’auraient pas reçues mais également d’appréhender d’éventuels litiges. Cela constitue un gain de temps majeur pour toutes les parties-prenantes et favorise la réduction des délais de paiement, qui sont encore beaucoup trop longs aujourd’hui et mettent à mal la gestion de la trésorerie des entreprises. Or il est certifié que la rapidité de paiement d’une facture est un facteur clé pour une trésorerie saine et un pilotage budgétaire maitrisé.

En tant que Directeur Financier, je recommanderais bien évidemment les services de Quadient pour pouvoir mener à bien leur projet de dématérialisation. Abena Frantex a sauté le pas mais encore beaucoup d’autres entreprises n’ont toujours pas passé le cap du digital.” Déclare Emmanuel Bourguignon.

Abena-Frantex va étendre sa relation avec Quadient pour essayer d’apporter un nouveau partenariat avec leurs clients, ou fournisseurs, pour 2024 dans le cadre du passage obligatoire à l’e-facturation.

 

A propos de Quadient®

Quadient est à l’origine des expériences client les plus significatives. En se concentrant sur trois grands domaines d’activité, l’Automatisation Intelligente des Communications, les Consignes Colis automatiques et les Solutions liées au Courrier, Quadient aide quotidiennement des centaines de milliers d’entreprises à construire des liens durables avec leurs clients et à leur offrir une expérience client d’exception, dans un monde où les interactions se doivent d’être toujours plus connectées, personnelles et mobiles. Quadient est cotée sur le compartiment B d’Euronext Paris (QDT) et fait partie des indices CAC® Mid & Small et EnterNext® Tech 40.

Pour plus d’informations sur Quadient, rendez-vous sur www.quadient.com/fr-FR.

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